Αποφασίστηκε να υπάρξει μέριμνα για τη μετακίνηση και διαμονή των αποστολών, εξονυχιστικός έλεγχος των εισερχόμενων στο κολυμβητήριο, προέλεγχος σε καθορισμένα σημεία, επιτήρηση των λεσχών οργανωμένων οπαδών και συγκεκριμένη ταξιθέτηση στις κερκίδες του κολυμβητηρίου.
Χωρίς την πρόσκληση-εισιτήριο ή την διαπίστευση, σε κανένα δεν θα επιτραπεί να πλησιάσει το κολυμβητήριο, ενώ κάθε ομάδα θα λάβει από 70 προσκλήσεις (50 αριθμημένες, 20 επισήμων) ενώ οι υπόλοιπες (1.300 συνολικά, αριθμημένες ονομαστικά) θα δοθούν σε Συλλόγους και Σωματεία της πόλης της Πτολεμαϊδας.

Στη σύσκεψη ήταν παρόντες ο Εισαγγελέας Πρωτοδικών Κοζάνης Κούτρας Γιάννης, εκπρόσωποι της Αστυνομίας, της ΚΟΕ και των τεσσάρων συλλόγων.